จัดการ Software License และ Asset – 8 กันยายน 2569

บทนำ: ความสำคัญของการจัดการ Software License และ Asset

Photo by Christina Morillo on Pexels

ในยุคที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในทุกภาคส่วน การจัดการ Software License และ Asset ถือเป็นหัวใจสำคัญในการดูแลทรัพย์สินทางปัญญาและทรัพยากรที่มีค่าขององค์กร ยิ่งองค์กรขนาดใหญ่มีซอฟต์แวร์หลายร้อยหรือหลายพันรายการ การติดตามและจัดการ License แต่ละรายการให้ถูกต้องตามข้อกำหนดของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จึงเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างยิ่ง หากไม่ได้รับการจัดการที่เหมาะสม องค์กรอาจเผชิญกับปัญหาทางกฎหมาย และสูญเสียเงินจำนวนมากได้

ความท้าทายในการจัดการ Software License และ Asset

ปัญหาที่พบบ่อย

*

การขาดระบบจัดการที่มีประสิทธิภาพ: หลายองค์กรยังใช้ระบบจัดการแบบดั้งเดิม เช่น Excel หรือไฟล์ Word ซึ่งทำให้การติดตาม License กลายเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและมีความเสี่ยงสูง

*

การไม่ทราบขอบเขต License: License บางรูปแบบมีข้อจำกัดที่ซับซ้อน เช่น จำนวนผู้ใช้ที่อนุญาต หรือจำนวนเครื่องที่ติดตั้งได้ การไม่เข้าใจขอบเขต License อย่างถูกต้องอาจนำไปสู่การละเมิดสิทธิ์ได้

*

การไม่มีข้อมูลซอฟต์แวร์ที่ครบถ้วน: องค์กรอาจไม่ทราบว่ามีซอฟต์แวร์อะไรบ้างที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือมี License อะไรบ้าง ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนส่งผลให้การติดตาม License ไม่ถูกต้องและไม่สามารถวางแผนการซื้อ License ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริง

*

บริษัท XYZ พบว่ามีการติดตั้งซอฟต์แวร์ Microsoft Office บนเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่าจำนวน License ที่มีอยู่ ทำให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก

*

บริษัท ABC ไม่ทราบว่ามีซอฟต์แวร์ Adobe Photoshop ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง ทำให้ต้องซื้อ License เพิ่มเติมอย่างไม่จำเป็น

วิธีแก้ไขปัญหา: ดึงข้อมูล Asset และ License ด้วย Open Source Tool

เครื่องมือที่ใช้ในการดึงข้อมูล

• OpenVAS: ใช้สำหรับสแกนเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรเพื่อหา Asset ที่ติดตั้งอยู่
• Nessus: เครื่องมือสแกนความปลอดภัยที่สามารถใช้ในการดึงข้อมูลซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่
• Wazuh: เครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัยที่สามารถใช้ในการดึงข้อมูล License ได้

ขั้นตอนการดึงข้อมูล

*

ติดตั้ง OpenVAS, Nessus, และ Wazuh บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร

*

กำหนดนโยบายการสแกนให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร

*

เริ่มการสแกนเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งหมดในองค์กรและรอผลลัพธ์

*

นำข้อมูลที่ได้จากการสแกนมาวิเคราะห์เพื่อหา Asset และ License ที่ต้องการ

การประมวลผลข้อมูลและการสร้างรายงาน

การวิเคราะห์ข้อมูล

*

ใช้ Excel หรือ Google Sheets ในการสร้างตารางจัดการ License โดยระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อซอฟต์แวร์, จำนวน License ที่มี, จำนวน License ที่ใช้งาน, จำนวน License ที่เหลือ, และข้อกำหนดของ License

*

ใช้ Power BI หรือ Tableau ในการสร้าง Dashboard แสดงข้อมูล License และ Asset ให้เห็นภาพรวมขององค์กร

การสร้างรายงาน

*

สร้างรายงานรายเดือนหรือรายไตรมาสที่แสดงข้อมูล License และ Asset ที่สำคัญ

*

สร้างรายงานการใช้งานซอฟต์แวร์ที่แสดงว่าผู้ใช้แต่ละคนใช้ซอฟต์แวร์อะไรบ้างและใช้อย่างไร

สรุปและการวางแผนการจัดการ

สรุปประเด็นสำคัญ

• การจัดการ Software License และ Asset เป็นเรื่องสำคัญ: ช่วยป้องกันปัญหาทางกฎหมายและสูญเสียเงินจำนวนมาก
• การใช้เครื่องมือ Open Source ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย: OpenVAS, Nessus, และ Wazuh เป็นตัวอย่างของเครื่องมือ Open Source ที่สามารถนำมาใช้ในการดึงข้อมูล Asset และ License
• การสร้างระบบจัดการที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น: ระบบจัดการควรสามารถติดตาม License และ Asset ได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน
• การมีข้อมูลที่ครบถ้วนช่วยในการวางแผนการซื้อ License: ข้อมูลที่ครบถ้วนช่วยให้สามารถวางแผนการซื้อ License ได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่สูญเสียเงินจำนวนมาก

สรุป

การจัดการ Software License และ Asset เป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ก็เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการรักษาความปลอดภัยของทรัพย์สินทางปัญญาและทรัพยากรที่มีค่า การใช้เครื่องมือ Open Source เช่น OpenVAS, Nessus, และ Wazuh ช่วยให้องค์กรสามารถดึงข้อมูล Asset และ License ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างระบบจัดการที่มีประสิทธิภาพและการมีข้อมูลที่ครบถ้วนจะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการซื้อ License ได้อย่างมีประสิทธิภาพและป้องกันปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้ การจัดการ Software License และ Asset อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างยั่งยืน