ความสำคัญของการจัดการ Software License และ Asset

From below of monitor of modern computer with opened files on blue screen

Photo by Brett Sayles on Pexels

การจัดการ Software License และ Asset เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรทุกขนาด การมีระบบจัดการที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงในการละเมิดลิขสิทธิ์ ควบคุมค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานซอฟต์แวร์ บทความนี้จะสอนวิธีการจัดการ Software License และ Asset อย่างละเอียด ตั้งแต่การระบุความต้องการไปจนถึงการติดตามและการรายงาน

การจัดการ Software License หมายถึง การบริหารจัดการใบอนุญาตใช้งานซอฟต์แวร์ให้สอดคล้องกับจำนวนผู้ใช้และหน่วยงานที่ใช้งาน ขณะที่การจัดการ Asset หมายถึง การบริหารจัดการทรัพย์สินทาง IT ทั้งหมด รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งสองอย่างนี้มีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด เพราะใบอนุญาตใช้งานซอฟต์แวร์มักจะขึ้นอยู่กับจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์หรือผู้ใช้ที่ติดตั้งซอฟต์แวร์นั้นๆ

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Software License

Software License หรือใบอนุญาตใช้งานซอฟต์แวร์ คือ สัญญาที่ผู้พัฒนาหรือผู้ผลิตซอฟต์แวร์มอบให้กับผู้ใช้ ซึ่งระบุเงื่อนไขการใช้งานซอฟต์แวร์นั้นๆ สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือ Type of License, License Quantity และ License Usage

ประเภทของ License

ประเภทของ License มีหลากหลาย เช่น Perpetual License (ใบอนุญาตตลอดกาล), Subscription License (ใบอนุญาตแบบสมัครสมาชิก), Node-Locked License (ใบอนุญาตผูกกับฮาร์ดแวร์) และ Floating License (ใบอนุญาตแบบใช้งานได้หลายเครื่องในเวลาเดียวกัน)

การคำนวณ License ที่ต้องการ

การคำนวณ License ที่ต้องการต้องพิจารณาจากจำนวนผู้ใช้ (User) หรือจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ (Device) ที่ต้องการติดตั้งซอฟต์แวร์ รวมถึงจำนวนใบอนุญาตที่จำเป็นสำหรับแต่ละซอฟต์แวร์ เช่น ซอฟต์แวร์บางตัวอาจต้องการ License สำหรับผู้ใช้แต่ละคน หรือ License สำหรับแต่ละเครื่องคอมพิวเตอร์

การจัดการ Asset ด้านซอฟต์แวร์

การจัดการ Asset ด้านซอฟต์แวร์ (Software Asset Management – SAM) คือ กระบวนการบริหารจัดการทรัพย์สินทาง IT ด้านซอฟต์แวร์ทั้งหมดขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรมีการใช้งานซอฟต์แวร์อย่างถูกต้องตาม License และมีประสิทธิภาพในการใช้งาน

การบันทึกและติดตาม Asset

การบันทึกและติดตาม Asset สามารถทำได้โดยใช้ Software Asset Management Tool หรือ SAM Tool ซึ่งจะช่วยในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่ใช้งานอยู่ จำนวน License ที่มีอยู่ จำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานซอฟต์แวร์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งซอฟต์แวร์

การตรวจสอบ License Compliance

การตรวจสอบ License Compliance คือ การตรวจสอบว่าองค์กรมีการใช้งานซอฟต์แวร์อย่างถูกต้องตาม License หรือไม่ หากพบว่ามีการละเมิด License องค์กรจะต้องดำเนินการแก้ไขโดยเร็วที่สุด เช่น การซื้อ License เพิ่ม หรือการยกเลิกการใช้งานซอฟต์แวร์

เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดการ

มีเครื่องมือและเทคโนโลยีมากมายที่สามารถนำมาใช้ในการจัดการ Software License และ Asset โดยมีตัวเลือกให้เลือกตามงบประมาณและความต้องการขององค์กร ตัวอย่างเครื่องมือที่นิยมใช้ได้แก่ SCCM (System Center Configuration Manager), LANDesk, FlexNet Manager และ SAP License Management

SCCM (System Center Configuration Manager)

SCCM เป็นเครื่องมือจัดการระบบ IT จาก Microsoft ที่สามารถใช้ในการจัดการ Asset ด้านซอฟต์แวร์ได้ สามารถใช้ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบ License Compliance และแจกจ่ายซอฟต์แวร์ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ต่างๆ

LANDesk

LANDesk เป็นเครื่องมือจัดการระบบ IT ที่ครอบคลุม สามารถใช้ในการจัดการ Asset ด้านซอฟต์แวร์ได้เช่นกัน สามารถใช้ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบ License Compliance และสร้างรายงานเกี่ยวกับ Asset ด้านซอฟต์แวร์

สรุป

การจัดการ Software License และ Asset เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรทุกขนาด การมีระบบจัดการที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงในการละเมิดลิขสิทธิ์ ควบคุมค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานซอฟต์แวร์ การจัดการที่ดีเริ่มต้นจากการทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Software License และ Asset อย่างละเอียด ใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม และตรวจสอบ License Compliance อย่างสม่ำเสมอ การลงทุนในระบบจัดการ Software License และ Asset จะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรในระยะยาว